Što su sastanci i zašto smo nezadovoljni s njima?

Sastanak je svaki kontakt s bilo kojom osobom, na bilo koji način i u bilo koje vrijeme.

Činjenice o sastancima

- 61,4 % sudionika sastanaka je nezadovoljno sastancima.

- Rukovoditelji i top menadžment provedu 75,5 % radnog vremena na sastancima.

- Svakim danom raste tendencija broja sastanaka u svim područjima života i rada.

- Što je viši rang menadžera u organizaciji - više vremena provodi na sastancima.

Paradoks sastanaka

1. Sastanci su neizbježni. Ni jedna odluka se ne može donijeti bez sastanaka.

2. Sastanci su neučinkoviti, dugi i česti.

3. Ništa se ne čini sustavno da se takvo stanje promijeni!

Nije li to uistinu paradoks da ne mijenjamo stvari koje su štetne i koje se ponavljaju? Zašto je to tako?

Učinkoviti sastanci su vještina koja se mora učiti - nema prirodno talentiranih koji su stručnjaci za sudjelovanje/vođenje sastanaka.

Da sastanci budu učinkoviti, kraći i rjeđi moramo koristiti predložak "Učinkoviti sastanci" koji ima pet sastavnica:

1. Interesi (moji/naši, njegovi/njeni/njihovi),

2. Razmjena informacija (što informirati?,  što pitati?,  koje odluke se žele?),

3. Odluke (lista usvojenih odluka),

4. Provedba (kako provesti donesene odluke),

5. Rezultati (što je provedeno - mjera za uspješnost sastanka).

Rečenice koje potiču

- Osigurajte da su ciljevi sastanka jasno naznačeni u dnevnom redu, a pozive uručite nekoliko dana ranije.

- Voditelj mora osigurati da sve neophodne osobe dođu na sastanak.

- Ne čitajte materijale/zapisnike ako svi imaju kopiju.

- Voditelj treba prekinuti diskusiju, ako nije u skladu s temom, ako nije koncizna ili se ponavlja već rečeno.

-  Nemojte završiti ni jednu raspravu bez odluke i upute kako ju realizirati.

- Jesmo li dostigli cilj sastanka kako je utvrđeno dnevnim redom? Ako nismo, zašto nismo?

- Utvrdite nezavršene poslove za sljedeći sastanak.

Savjeti

- Za svaki izostanak obavijestiti voditelja i ostale osobe kojih se tiče vaš izostanak.

- Dođite na vrijeme.

- Ne ometati sastanak (izlascima, mobitelom).

- Ne reagirati oštro na one koji se ne slažu s vama.

- Ako ima nepoznatih osoba na sastanku, a voditelj vas nije predstavio, predstavite se sami.

- Dužinu diskusije ograničite na dogovoreno vrijeme.

- Činite stalne i sustavne napore za unapređenje sastanaka.

Citati o sastancima

- Što kraće, to bolje.

- Sastanak ima stalnu tendenciju da se bavi nevažnim stvarima.

- Sastanci su neizbježna činjenica poslovnog života.

- Sastanci su prijeko potrebni kada ne želite ništa raditi.

- Ovaj sastanak je bio gubljenje vremena.

Praktikum

1. Odredite koji su vam sastanci najvažniji i pripremite se za njih pomoću predloška "Učinkoviti sastanci".

2. Utvrdite što je loše na sastancima na kojima sudjelujete i predložite drugima da se to promijeni.

3. Svako vaše pozitivno iskustvo o sastancima podijelite s drugima, a od drugih tražite isto.

Zaključak

Sastanci su nezaobilazne aktivnosti koje nam oduzimaju najviše vremena. Zato im dajte dužnu pažnju i učinite ih učinkovitijima, kraćim i rjeđim i tako oslobodite vrijeme za druge aktivnosti.

Knjiga je primjena Modela univerzalne izvrsnosti - MUI © 2007 u postizanju uspješne osobne i profesionalne karijere.

Model univerzalne izvrsnosti - MUI © 2007 je sustavno i kontinuirano postizanje izvrsnosti u bilo kojem području osobnog i profesionalnog života, kao i za postizanje izvrsnosti u organizacijama bez obzira na vrstu, veličinu i stanje u kojem se trenutačno nalazi.

Milan Grković
Tel: 385 98  57 88 31
Email: Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.
Skype: milan.grkovic
LinkedIn: www.linkedin.com/in/milangrkovic
Twitter: www.twitter.com/milangrkovic
Facebook: www.facebook.com/mgrkovic
Internet: www.portalalfa.com
PORTAL ALFA - Portal znanja